Hoe automatiseer je betalingsherinneringen? Stap voor stap

Stap 1 — Bepaal je schema

Kies vaste momenten ten opzichte van de vervaldatum: −3, +1, +7, +14 en +21 dagen. Vaste momenten zijn belangrijker dan perfecte momenten, omdat consistentie het effect maakt.

Stap 2 — Schrijf per stap één tekst

Elke stap heeft een eigen doel: herinneren, aandringen, formaliseren, escaleren. Houd de eerste twee kort en servicegericht, en maak pas bij stap drie de juridische elementen expliciet.

Stap 3 — Zet de taal automatisch

Laat de taal bepalen door het factuurdocument, het land van de debiteur en het debiteurprofiel — in die volgorde. Zo krijgt een Duitse klant automatisch een Duitse aanmaning, ook als je zelf in het Nederlands werkt.

Stap 4 — Bepaal de stopregels

• Betaling ontvangen: traject stopt direct, ook bij deelbetaling met een nieuwe afspraak.
• Betwisting: traject pauzeert en gaat naar handmatige beoordeling.
• Betalingsregeling: schema wordt vervangen door de afgesproken termijnen.
• Geen reactie na de laatste stap: automatisch voorstel tot Recover of escalatie.

Stap 5 — Meet en stel bij

Volg per stap hoeveel procent van de debiteuren daarna betaalt. Betaalt bijna niemand na stap twee, dan is die stap te vrijblijvend geformuleerd — of komt hij te laat.

Veelgestelde vragen

Lees verder

• Betalingsherinneringen
• Accounts receivable automation