Veröffentlicht 2026-09-17 · 9 Min.
Mahnung Muster: so schreiben Sie eine korrekte Zahlungserinnerung
Ein Kunde, der zu spät zahlt, ist ärgerlich — eine rechtlich fehlerhafte Mahnung ist teuer. Falscher Ton, falsche Frist oder falsch berechnete Kosten können dazu führen, dass ein Gericht Ihre Forderung später kürzt. Dieser Beitrag erklärt den Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung, welche Angaben Pflicht sind, und liefert fertige Muster für Geschäftskunden und Verbraucher.
Zahlungserinnerung oder Mahnung? Der entscheidende Unterschied
Beide Begriffe werden oft synonym verwendet, sind aber zwei getrennte Schritte im Forderungsmanagement.
Die Zahlungserinnerung ist der freundliche erste Schritt, meist 3 bis 7 Tage nach Fälligkeit. Der Ton unterstellt ein Versehen; Kosten oder rechtliche Folgen werden noch nicht genannt.
Die Mahnung ist der formelle zweite Schritt, meist 7 bis 14 Tage später. Der Ton ist sachlich und benennt die Folgen: Verzugszinsen, Beitreibungskosten und gegebenenfalls das gerichtliche Mahnverfahren.
Der Unterschied hat rechtliches Gewicht: Erst mit dem Verzug entstehen Zins- und Kostenansprüche.
Wann ist eine Mahnung erforderlich?
Ist ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsdatum vereinbart, tritt der Verzug automatisch ein (§ 286 Abs. 2 BGB) — eine Mahnung ist dann nicht zwingend. Fehlt ein festes Datum, kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug; bei Verbrauchern nur, wenn Sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen haben (§ 286 Abs. 3 BGB).
Auch wenn sie nicht zwingend ist: Eine klare schriftliche Mahnung mit angemessener Nachfrist — üblich sind 14 Tage — ist immer sinnvoll. Sie beweist, dass Sie den Kunden auf den Rückstand hingewiesen haben.
Was gehört in eine korrekte Mahnung?
Eine rechtlich und praktisch saubere Mahnung enthält immer:
- Ihre Firmendaten und die des Kunden.
- Rechnungsnummer und ursprüngliches Rechnungsdatum.
- Den offenen Betrag, ohne und mit Zinsen.
- Das ursprüngliche Fälligkeitsdatum.
- Eine klare neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum.
- Die konkreten Folgen bei Nichtzahlung: Zinsen, Kosten, weitere Schritte.
- Bei Geschäftskunden: Hinweis auf die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB.
- Ihre Zahlungsdaten: IBAN und idealerweise ein Zahlungslink.
- Kontaktdaten für Rückfragen.
Mahnung Muster: Geschäftskunde (B2B)
Betreff: Mahnung – Rechnung [Rechnungsnummer] weiterhin offen
Sehr geehrte Damen und Herren,
am [Datum] haben wir Ihnen die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro mit Zahlungsziel [Fälligkeitsdatum] übersandt. Ein Zahlungseingang ist bis heute nicht erfolgt. Am [Datum Erinnerung] haben wir Sie bereits daran erinnert.
Wir bitten Sie, den offenen Betrag von [Betrag] Euro bis spätestens [neues Datum, +7 bis 14 Tage] auf das Konto [IBAN] unter Angabe der Rechnungsnummer [Rechnungsnummer] zu überweisen.
Sollte die Zahlung nicht fristgerecht eingehen, berechnen wir Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) ab Fälligkeit sowie die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB.
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos. Bei Fragen erreichen Sie uns unter [Telefon/E-Mail].
Mit freundlichen Grüßen, [Name], [Firma]
Mahnung Muster: Verbraucher
Betreff: Letzte Zahlungserinnerung – Rechnung [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte/r [Name],
trotz unserer Erinnerung haben wir Ihre Zahlung über [Betrag] Euro zur Rechnung [Rechnungsnummer], fällig am [Datum], noch nicht erhalten.
Wir bitten Sie, den Betrag innerhalb von 14 Tagen ab Datum dieses Schreibens, also bis spätestens [Datum + 14 Tage], auf das Konto [IBAN] unter Angabe von [Rechnungsnummer] zu überweisen.
Geht die Zahlung nicht fristgerecht ein, berechnen wir Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie die notwendigen Kosten der Rechtsverfolgung.
Sollten Sie den Betrag bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen, [Name], [Firma]
Was kostet der Verzug Ihren Kunden 2026?
Bei Geschäftskunden betragen die Verzugszinsen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte; hinzu kommt bei Geschäftskunden die Pauschale von 40 Euro. Zum Vergleich die niederländische gesetzliche Staffel für außergerichtliche Inkassokosten:
| Teil der Hauptforderung | Prozentsatz |
|---|---|
| Erste 2.500 € | 15 % (mindestens 40 €) |
| Nächste 2.500 € | 10 % |
| Nächste 5.000 € | 5 % |
| Nächste 190.000 € | 1 % |
| Darüber hinaus | 0,5 % (max. 6.775 €) |
Häufige Fehler beim Mahnen
Diese fünf Fehler kosten in der Praxis am meisten Geld:
- Keine konkrete neue Frist nennen — „kurzfristig“ ist nicht durchsetzbar.
- Zu früh mit Inkasso oder Gericht drohen — das beschädigt die Kundenbeziehung.
- Falschen Zinssatz anwenden — 9 statt 5 Prozentpunkte bei Verbrauchern.
- Die 40-Euro-Pauschale bei Verbrauchern berechnen — dort gilt sie nicht.
- Die Rechnungsnummer vergessen — besonders bei mehreren offenen Rechnungen.
Wie Credimigo das automatisiert
Fälligkeiten überwachen, pro Stufe den richtigen Ton treffen und Zinsen sowie Kosten korrekt berechnen kostet Zeit und ist fehleranfällig. Credimigo übernimmt diesen Teil Ihres Forderungsmanagements: von der freundlichen Erinnerung bis zur formellen Mahnung, mit automatischer Berechnung der gesetzlichen Zinsen und Kosten je Land, in der Sprache Ihres Kunden. Sie bleiben Gläubiger — Credimigo ist Software, kein Inkassobüro.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Die Zahlungserinnerung ist der freundliche erste Hinweis auf eine offene Rechnung. Die Mahnung ist der formelle zweite Schritt und benennt Folgen wie Verzugszinsen und Kosten.
Muss ich dreimal mahnen?
Nein. Eine Mahnung genügt, um den Verzug auszulösen; bei kalendermäßig bestimmter Fälligkeit ist gar keine Mahnung nötig.
Wie hoch sind die Verzugszinsen?
9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Geschäftskunden, 5 Prozentpunkte bei Verbrauchern.
Darf ich die 40-Euro-Pauschale immer berechnen?
Nur wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Bei Verbrauchern entfällt die Pauschale.
Ist eine Mahnung per E-Mail wirksam?
Ja, sofern Sie den Zugang nachweisen können. Für wichtige Fristen empfiehlt sich zusätzlich der Postweg.
Quellen
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