Veröffentlicht 2026-09-17 · 10 Min.
Zahlungserinnerung Muster für Geschäftskunden: Leitfaden + Vorlagen
Ein Geschäftskunde, der zu spät zahlt, gehört zu den größten Ärgernissen im Mittelstand. Wie Sie die Zahlungserinnerung formulieren, entscheidet darüber, ob Sie pünktlich — und ohne Streit — Ihr Geld bekommen. Dieser Beitrag liefert drei sofort nutzbare Vorlagen für Geschäftskunden: freundliche Erinnerung, Mahnung und letzte Mahnung, inklusive Verzugszinsen 2026 und den Kosten, die Sie berechnen dürfen.
Warum eine gute Zahlungserinnerung so wichtig ist
Ein erheblicher Teil der Rechnungen im Mittelstand wird nicht innerhalb der vereinbarten Frist bezahlt. Das trifft die Liquidität sofort: Personal, Ware und Lieferanten müssen pünktlich bezahlt werden, auch wenn Ihr Kunde das nicht tut.
Eine sauber aufgebaute Mahnfolge sorgt dafür, dass Sie:
- schneller bezahlt werden, ohne die Kundenbeziehung zu gefährden;
- rechtlich gut dastehen, falls es doch zum Verfahren kommt;
- Verzugszinsen und Kosten korrekt berechnen und kein Geld liegen lassen;
- professionell und konsistent auftreten.
Wann mahnen Sie einen Geschäftskunden?
Eine bewährte und rechtlich sinnvolle Abfolge bei B2B-Rechnungen:
- Tag 0 — Rechnung versendet, Zahlungsziel (meist 14 oder 30 Tage) läuft.
- Tag 1 nach Fälligkeit — freundliche Zahlungserinnerung.
- Tag 7 bis 10 danach — Mahnung mit klarer Frist.
- Tag 14 nach der Mahnung — letzte Mahnung mit Ankündigung von Zinsen und Kosten.
- Nach Ablauf der letzten Frist — gerichtliches Mahnverfahren oder Forderungsübergabe.
Wichtig: Ist ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsdatum vereinbart, tritt der Verzug automatisch ein (§ 286 Abs. 2 BGB) — eine Mahnung ist dann nicht zwingend, aber als Nachweis sinnvoll.
Vorlage 1: die freundliche Zahlungserinnerung
Diese senden Sie kurz nach Fälligkeit. Der Ton unterstellt ein Versehen.
Betreff: Zahlungserinnerung — Rechnung [Rechnungsnummer] noch offen
Sehr geehrte/r [Name],
bei der Durchsicht unserer Buchhaltung ist uns aufgefallen, dass die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] Euro noch nicht bei uns eingegangen ist. Das Zahlungsziel endete am [Fälligkeitsdatum].
Möglicherweise ist die Zahlung noch unterwegs oder die Rechnung ist untergegangen. Bitte überweisen Sie den Betrag zeitnah, spätestens innerhalb von 7 Tagen, auf das Konto [IBAN] unter Angabe der Rechnungsnummer [Rechnungsnummer].
Haben Sie die Rechnung nicht erhalten oder Fragen zum Betrag? Melden Sie sich gern unter [Telefon] oder [E-Mail].
Mit freundlichen Grüßen, [Name], [Firma]
Vorlage 2: die Mahnung
Reagiert der Kunde nicht, folgt eine Mahnung mit verbindlicher Frist.
Betreff: Mahnung — Rechnung [Rechnungsnummer] weiterhin offen
Sehr geehrte/r [Name],
am [Datum der Erinnerung] haben wir Sie an die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro erinnert. Ein Zahlungseingang ist bis heute nicht erfolgt.
Wir bitten Sie, den offenen Betrag innerhalb von 7 Tagen ab Datum dieses Schreibens, also bis spätestens [neue Frist], auf das Konto [IBAN] unter Angabe der Rechnungsnummer zu überweisen.
Geht die Zahlung nicht fristgerecht ein, berechnen wir Verzugszinsen nach § 288 BGB sowie die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB.
Mit freundlichen Grüßen, [Name], [Firma]
Vorlage 3: die letzte Mahnung
Das formelle Schreiben vor dem gerichtlichen Mahnverfahren.
Betreff: Letzte Mahnung — Rechnung [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte/r [Name],
trotz unserer Schreiben vom [Datum 1] und [Datum 2] ist die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] Euro weiterhin offen.
Wir fordern Sie letztmalig auf, den Betrag innerhalb von 14 Tagen ab Datum dieses Schreibens, also bis zum [Enddatum], vollständig auf das Konto [IBAN] zu überweisen.
Nach fruchtlosem Ablauf dieser Frist berechnen wir Verzugszinsen ab Fälligkeit, die Pauschale von 40 Euro und weitere notwendige Rechtsverfolgungskosten und leiten das gerichtliche Mahnverfahren ein.
Mit freundlichen Grüßen, [Name], [Firma]
Zinsen und Kosten 2026
Bei Geschäftskunden betragen die Verzugszinsen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Verbrauchern 5 Prozentpunkte; hinzu kommt bei Geschäftskunden die Pauschale von 40 Euro. Zum Vergleich die niederländische Staffel für außergerichtliche Inkassokosten:
| Hauptforderung | Prozentsatz | Gilt für |
|---|---|---|
| Erste 2.500 € | 15 % | mindestens 40 € |
| Nächste 2.500 € | 10 % | Teil zwischen 2.500 und 5.000 € |
| Nächste 5.000 € | 5 % | Teil zwischen 5.000 und 10.000 € |
| Nächste 190.000 € | 1 % | Teil zwischen 10.000 und 200.000 € |
| Über 200.000 € | 0,5 % | maximal 6.775 € |
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft muss ich einen Geschäftskunden mahnen?
Eine Mahnung genügt; bei kalendermäßig bestimmter Fälligkeit tritt der Verzug sogar ohne Mahnung ein. Zwei bis drei Stufen sind in der Praxis dennoch üblich.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Die Erinnerung ist ein freundlicher Hinweis, die Mahnung setzt eine verbindliche Frist und benennt Zinsen, Kosten und weitere Schritte.
Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026?
9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Geschäftskunden, 5 Prozentpunkte bei Verbrauchern.
Darf ich die 40-Euro-Pauschale berechnen?
Ja, sofern der Schuldner kein Verbraucher ist — sie ist neben den Zinsen geschuldet.
Lassen sich Mahnungen vollständig automatisieren?
Ja. Plattformen wie Credimigo versenden die gesamte Mahnfolge automatisch und berechnen Zinsen und Kosten korrekt.
Quellen
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