Gepubliceerd 2026-09-17 · 10 min
Betalingsherinnering voorbeeld voor zakelijke klanten: complete gids + templates
Een zakelijke klant die niet op tijd betaalt is een van de grootste frustraties voor ondernemers in Nederland en België. Hoe je de betalingsherinnering opstelt, bepaalt of je op tijd én zonder ruzie je geld krijgt. In dit artikel vind je drie kant-en-klare voorbeelden van een betalingsherinnering voor zakelijke klanten (B2B) — vriendelijke herinnering, aanmaning en ingebrekestelling — inclusief de juiste juridische toon, de wettelijke handelsrente van 2026 en de exacte incassokosten die je mag rekenen.
Waarom een goede betalingsherinnering zo belangrijk is
Een aanzienlijk deel van de facturen in het Nederlandse en Belgische MKB wordt niet binnen de afgesproken termijn betaald. Dat is direct voelbaar in je cashflow: personeel, voorraad en leveranciers moeten wél op tijd betaald worden, ook als jouw klant dat niet doet.
Een goed opgebouwde reeks betalingsherinneringen zorgt ervoor dat je:
- sneller betaald krijgt, zonder de klantrelatie op het spel te zetten;
- juridisch sterk staat als het toch tot een incassotraject komt;
- correct wettelijke rente en incassokosten in rekening brengt en dus geen geld laat liggen;
- een professionele, consistente indruk achterlaat bij zakelijke relaties.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering aan een zakelijke klant?
Een veelgebruikte en juridisch verstandige opbouw bij B2B-facturen ziet er zo uit:
- Dag 0 — factuur verzonden, betalingstermijn (meestal 14 of 30 dagen) gaat lopen.
- Dag 1 na vervaldatum — vriendelijke betalingsherinnering.
- Dag 7 tot 10 na herinnering 1 — aanmaning met duidelijke deadline.
- Dag 14 na de aanmaning — laatste aanmaning en ingebrekestelling, met aankondiging van rente en incassokosten.
- Na het verstrijken van de laatste termijn — start van het formele incassotraject.
Let op: bij zakelijke klanten ben je, anders dan bij consumenten, niet wettelijk verplicht om eerst een aparte WIK-herinnering te sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Het is wél verstandig, omdat het je positie bij een eventuele procedure versterkt en de relatie beter bewaart. Voor consumenten geldt wel een harde eis; zie de 14-dagenbrief.
Voorbeeld 1: de vriendelijke herinnering
Deze eerste herinnering stuur je kort na het verstrijken van de betalingstermijn. De toon is neutraal en gaat ervan uit dat het om een vergissing gaat.
Onderwerp: Herinnering — factuur [factuurnummer] nog openstaand
Beste [naam contactpersoon],
Bij het doornemen van onze administratie zagen we dat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum], ter waarde van € [bedrag], nog niet door ons is ontvangen. De betalingstermijn hiervoor verliep op [vervaldatum].
Mogelijk is deze betaling nog onderweg of is de factuur aan uw aandacht ontsnapt. Wilt u het bedrag zo spoedig mogelijk, en uiterlijk binnen 7 dagen, overmaken naar rekeningnummer [IBAN] onder vermelding van factuurnummer [factuurnummer]?
Heeft u de factuur niet ontvangen of zijn er vragen over het bedrag? Neem dan gerust contact met ons op via [telefoonnummer] of [e-mailadres].
Met vriendelijke groet, [naam], [bedrijfsnaam]
Voorbeeld 2: de aanmaning
Reageert de klant niet op de eerste herinnering? Dan volgt een aanmaning met een dwingender toon en een harde deadline.
Onderwerp: Aanmaning — factuur [factuurnummer] nog steeds openstaand
Beste [naam contactpersoon],
Op [datum eerste herinnering] stuurden wij u een herinnering over factuur [factuurnummer], ter waarde van € [bedrag]. Tot op heden hebben wij deze betaling nog niet ontvangen.
Wij verzoeken u dringend om het openstaande bedrag binnen 7 dagen na dagtekening van deze aanmaning, dus uiterlijk op [nieuwe deadline], over te maken naar rekeningnummer [IBAN] onder vermelding van factuurnummer [factuurnummer].
Indien wij na deze termijn nog geen betaling hebben ontvangen, zien wij ons genoodzaakt de wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening te brengen conform artikel 6:119a en 6:96 van het Burgerlijk Wetboek.
Wij gaan ervan uit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zien uw betaling graag tegemoet.
Met vriendelijke groet, [naam], [bedrijfsnaam]
Voorbeeld 3: de laatste aanmaning en ingebrekestelling
Dit is de formele, juridisch onderbouwde brief die de klant officiîel in gebreke stelt en de basis vormt voor een eventueel incassotraject.
Onderwerp: Laatste aanmaning en ingebrekestelling — factuur [factuurnummer]
Beste [naam contactpersoon],
Ondanks eerdere herinneringen op [datum 1] en [datum 2] hebben wij uw betaling van factuur [factuurnummer], gedateerd [factuurdatum] en ter waarde van € [bedrag], nog altijd niet ontvangen.
Met deze brief stellen wij u formeel in gebreke conform artikel 6:82 van het Burgerlijk Wetboek. Wij verzoeken u het openstaande bedrag uiterlijk binnen 14 dagen na dagtekening van deze brief, dus vóór [einddatum], volledig te voldoen op rekeningnummer [IBAN] onder vermelding van factuurnummer [factuurnummer].
Bij het uitblijven van betaling binnen deze termijn brengen wij de wettelijke handelsrente van 10,4% op jaarbasis (art. 6:119a BW, geldend sinds 1 juli 2026) in rekening vanaf de vervaldatum, evenals buitengerechtelijke incassokosten conform de Wet Incassokosten. Ook kan het dossier ter incasso uit handen worden gegeven, wat tot bijkomende kosten voor u kan leiden.
Wij betreuren dat wij deze stap moeten zetten en hopen op een spoedige oplossing.
Met vriendelijke groet, [naam], [bedrijfsnaam]
Wat mag je aan wettelijke rente en incassokosten rekenen in 2026?
Voor handelstransacties tussen ondernemers geldt sinds 1 juli 2026 een wettelijke handelsrente van 10,4% per jaar (art. 6:119a BW). Gaat het om een factuur aan een particuliere klant, dan geldt de lagere wettelijke rente van 4% (sinds 1 januari 2026).
Naast de rente mag je buitengerechtelijke incassokosten rekenen volgens de wettelijke WIK-staffel:
| Hoofdsom | Percentage | Berekening |
|---|---|---|
| Eerste € 2.500 | 15% | minimaal € 40 |
| Volgende € 2.500 | 10% | over het deel van € 2.500 tot € 5.000 |
| Volgende € 5.000 | 5% | over het deel van € 5.000 tot € 10.000 |
| Volgende € 190.000 | 1% | over het deel van € 10.000 tot € 200.000 |
| Boven € 200.000 | 0,5% | met een maximum van € 6.775 |
Meer weten over de juridische onderbouwing en het vervolgtraject als een klant blijft weigeren? Lees Klant betaalt factuur niet: wat nu?, het stappenplan Incassoproces stap voor stap en Incassokosten rekenen in 2026.
Automatiseer je betalingsherinneringen met Credimigo
Betalingstermijnen bijhouden, op tijd de juiste herinnering versturen en rente en incassokosten correct berekenen kost tijd — en fouten in de juridische onderbouwing verzwakken je positie als het toch tot een geschil komt.
Credimigo is een AI-gestuurd platform voor debiteurenbeheer, gebouwd voor MKB-bedrijven in Nederland, België, Duitsland en Frankrijk. Het verstuurt automatisch de juiste herinnering op het juiste moment, berekent rente en incassokosten volgens de actuele staffels, bewaart een volledig en juridisch bruikbaar dossier van alle communicatie en verbetert je cashflow zonder de klantrelatie onder druk te zetten. Je blijft zelf schuldeiser — Credimigo is software, geen incassobureau.
Veelgestelde vragen
Hoeveel betalingsherinneringen moet ik sturen voordat ik incassokosten mag rekenen bij een zakelijke klant?
Bij zakelijke klanten geldt geen wettelijke verplichting om eerst een aparte WIK-herinnering te sturen. Zodra de betalingstermijn is verstreken en de klant in verzuim is, mag je in principe direct wettelijke rente en redelijke incassokosten rekenen. In de praktijk stuur je toch eerst een herinnering en aanmaning.
Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?
Een herinnering is een vriendelijk bericht dat ervan uitgaat dat de klant de factuur is vergeten. Een aanmaning is dwingender, bevat een harde deadline en waarschuwt expliciet voor rente, incassokosten en een incassotraject.
Welke wettelijke rente geldt in 2026 voor zakelijke facturen?
Voor handelstransacties tussen ondernemers geldt sinds 1 juli 2026 een wettelijke handelsrente van 10,4% per jaar. Voor consumentenfacturen geldt 4% sinds 1 januari 2026.
Hoeveel incassokosten mag ik in rekening brengen bij een zakelijke klant?
Volgens de WIK-staffel: 15% over de eerste € 2.500 met een minimum van € 40, aflopend naar 0,5% boven € 200.000, met een maximum van € 6.775.
Kan ik het versturen van betalingsherinneringen volledig automatiseren?
Ja. Software zoals Credimigo automatiseert het volledige proces: van de eerste vriendelijke herinnering tot de laatste aanmaning, inclusief de correcte berekening van wettelijke rente en incassokosten.
Bronnen
Analyseer je eerste factuur gratis
Upload een openstaande factuur en zie binnen een minuut je Recovery Score, de juiste taal voor je debiteur en een kant-en-klare laatste aanmaning.
Analyseer factuur gratis