Gepubliceerd 2026-09-11 · 8 min
Wanneer mag je incassokosten rekenen? Regels en voorbeelden (2026)
Een klant die niet op tijd betaalt, kost je meer dan alleen cashflow. Je stuurt herinneringen, je maakt extra uren en toch blijft de factuur openstaan. Gelukkig mag je in veel gevallen incassokosten in rekening brengen — maar niet zomaar en niet onbeperkt. In 2026 gelden hiervoor strikte regels, en sinds kort ook een deadline die voor iedereen die met incasso werkt relevant is. In dit artikel lees je precies wanneer je incassokosten mag rekenen, hoe de wettelijke staffel werkt, wat er verandert per 1 oktober 2026, en hoe je met drie concrete rekenvoorbeelden zelf het juiste bedrag bepaalt.
Wat zijn incassokosten precies?
Incassokosten zijn de buitengerechtelijke kosten die je als schuldeiser in rekening mag brengen bij een klant die niet op tijd betaalt. Het gaat om een vergoeding voor het werk dat je maakt om een openstaande factuur alsnog geïnd te krijgen: herinneringen, aanmaningen en communicatie met de debiteur.
De hoogte van deze kosten is niet vrij te bepalen. Sinds 2012 ligt dit vast in de Wet Incassokosten (WIK) en het bijbehorende Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Deze regels gelden nog altijd, ook in 2026.
Wanneer mag je incassokosten rekenen?
Je mag pas incassokosten in rekening brengen zodra je klant in verzuim is. Dat betekent: de betalingstermijn is verstreken en er is niet (volledig) betaald. Voor consumenten en zakelijke klanten gelden hierbij verschillende spelregels.
Bij zakelijke klanten (B2B) kan verzuim automatisch intreden zodra de afgesproken betalingstermijn is verstreken, zonder dat je eerst hoeft aan te manen — mits dit duidelijk in je overeenkomst of algemene voorwaarden staat. Bij B2B-vorderingen mag je bovendien, binnen grenzen, schriftelijk afwijken van de wettelijke staffel.
Bij consumenten (B2C) gelden strengere regels. Je bent verplicht om eerst een kosteloze aanmaning te sturen: de zogeheten 14-dagenbrief. Pas als je klant binnen die termijn niet betaalt, mag je incassokosten rekenen. Afwijken van de wettelijke staffel is bij consumenten niet toegestaan, ook niet via de algemene voorwaarden. Wat je direct na het verstrijken van de termijn wel en niet mag doen, lees je in Betalingstermijn verstreken: wat mag je als ondernemer doen?.
De 14-dagenbrief moet in elk geval bevatten:
- het exacte bedrag aan incassokosten dat je gaat rekenen bij niet-tijdige betaling
- een betaaltermijn van minimaal 14 dagen na ontvangst van de brief
- de gevolgen van niet-tijdige betaling
- sinds de invoering van het incassoregister: een verwijzing naar de registratie van de partij die de incasso uitvoert
De wettelijke incassokosten-staffel (WIK) in 2026
De staffel is degressief: hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage dat je mag rekenen. Deze percentages zijn ongewijzigd ten opzichte van eerdere jaren.
| Deel van de hoofdsom | Percentage |
|---|---|
| Eerste € 2.500 | 15% (met een minimum van € 40) |
| Volgende € 2.500 (tot € 5.000) | 10% |
| Volgende € 5.000 (tot € 10.000) | 5% |
| Volgende € 190.000 (tot € 200.000) | 1% |
| Boven € 200.000 | 0,5% |
Wettelijk minimum: € 40 per vordering (altijd toegestaan, ook bij hele kleine facturen). Wettelijk maximum: € 6.775 per vordering.
Drie rekenvoorbeelden
Voorbeeld 1 — factuur van € 150. 15% van € 150 is € 22,50. Omdat dit onder het wettelijke minimum ligt, mag je het minimumbedrag rekenen: € 40.
Voorbeeld 2 — factuur van € 3.500. Eerste schijf: 15% over € 2.500 = € 375. Tweede schijf: 10% over de resterende € 1.000 = € 100. Totaal: € 475.
Voorbeeld 3 — factuur van € 15.000:
- 15% over de eerste € 2.500 = € 375
- 10% over de volgende € 2.500 = € 250
- 5% over de volgende € 5.000 = € 250
- 1% over de resterende € 5.000 = € 50
- Totaal: € 925
Let op: dit zijn indicaties op basis van de standaardstaffel. Bij deelbetalingen, meerdere vervallen termijnen of een cumulatieregeling kan het bedrag afwijken. Rechters hanteren bovendien steeds vaker een strikte lijn: een rekenfout in je aanmaning kan ertoe leiden dat je de incassokosten alsnog niet mag verhalen. Naast incassokosten mag je ook rente rekenen — hoe dat werkt, lees je in Wettelijke rente berekenen bij een onbetaalde factuur.
Wat verandert er per 1 oktober 2026?
Dit is het punt waar veel ondernemers nog niet van op de hoogte zijn. Sinds 1 april 2024 geldt de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki), die eisen stelt aan de kwaliteit en betrouwbaarheid van partijen die namens een schuldeiser incasseren. Bestaande incassobureaus moesten zich uiterlijk 1 april 2025 registreren in het Register incassodienstverlening bij Justis.
Vanaf 1 oktober 2026 gaat de volgende stap in: schuldenaren hoeven dan alleen nog te reageren op incassopartijen die daadwerkelijk in het incassoregister staan. Schakel je een incassobureau in dat niet geregistreerd is, dan kun je de incassokosten niet meer op je debiteur verhalen.
Voor bedrijven die incasso uitbesteden, betekent dit: controleer nu of je incassopartner geregistreerd staat, voordat je vanaf oktober tussen wal en schip valt.
Zelfincasso: een andere route dan een incassobureau
De Wki richt zich op partijen die namens derden buitengerechtelijke incassowerkzaamheden verrichten — dus incassobureaus, gerechtsdeurwaarders (voor hun niet-ambtelijke werk), advocaten en opkopers van vorderingen. Wanneer jij als schuldeiser zelf je eigen vordering incasseert, met ondersteuning van software in plaats van een extern incassobureau, val je niet automatisch onder diezelfde registratieplicht.
Dit is precies waarom steeds meer ondernemers kiezen voor zelfincasso: zelf de regie houden over het debiteurenproces, met de wettelijke WIK-staffel en de 14-dagenbrief keurig op orde, zonder afhankelijk te zijn van een externe, mogelijk (nog) niet-geregistreerde incassopartij. Het verschil tussen beide routes leggen we uit in Debiteurenbeheer versus incasso.
Credimigo is gebouwd voor precies dat scenario. Ons platform automatiseert het herinnerings- en aanmaningsproces, berekent de wettelijke incassokosten en wettelijke rente automatisch volgens de actuele staffel, en genereert een 14-dagenbrief die aan de wettelijke eisen voldoet — zodat jij als ondernemer zelf incasseert, met minder gedoe en zonder juridische missers. Credimigo is geen incassobureau: jij blijft de schuldeiser en houdt de regie.
Meer weten over de stappen die je zelf kunt zetten voordat je een externe partij inschakelt? Lees ook Klant betaalt factuur niet: wat nu? en Incassoproces stap voor stap.
Wat als je te veel incassokosten rekent?
Reken je meer dan de staffel toestaat, of sla je de verplichte 14-dagenbrief over bij een consument? Dan loop je het risico dat een rechter de incassokosten helemaal afwijst — ook al was je vordering zelf terecht. Blijf daarom bij twijfel onder het wettelijke maximum en zorg dat je aanmaning aantoonbaar aan alle eisen voldoet.
Conclusie
De regels rond incassokosten zijn in de kern al jaren hetzelfde: een degressieve staffel, een minimum van € 40, een maximum van € 6.775, en bij consumenten een verplichte 14-dagenbrief. Wat in 2026 wél verandert, is de handhaving: vanaf 1 oktober telt alleen nog een geregistreerde incassopartij mee.
Wil je die afhankelijkheid van een externe partij vermijden en zelf grip houden op je debiteurenbeheer, met de juiste bedragen en brieven automatisch correct? Ontdek hoe Credimigo ondernemers helpt om zelf, sneller en foutloos te incasseren.
Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en vormt geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel over een specifieke situatie een jurist.
Veelgestelde vragen
Mag ik incassokosten rekenen zonder eerst een herinnering te sturen?
Bij consumenten niet: je bent verplicht eerst een kosteloze 14-dagenbrief te sturen. Bij zakelijke klanten kan verzuim automatisch intreden na het verstrijken van de betalingstermijn, mits dit vooraf is afgesproken.
Wat is het minimumbedrag aan incassokosten?
€ 40, ongeacht hoe klein de openstaande factuur is.
Wat is het maximumbedrag aan incassokosten?
€ 6.775 per vordering, ook bij zeer hoge openstaande bedragen.
Mag ik bij zakelijke klanten afwijken van de wettelijke staffel?
Ja, mits dit schriftelijk is vastgelegd, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden. Bij consumenten mag dit niet.
Moet ik een incassobureau inschakelen om incassokosten te mogen rekenen?
Nee. Als schuldeiser mag je zelf incasseren (zelfincasso). Schakel je wél een extern incassobureau in, dan moet die partij vanaf 1 oktober 2026 geregistreerd staan in het incassoregister, anders kun je de kosten niet verhalen.
Verandert er in 2026 iets aan de hoogte van de incassokosten zelf?
Nee, de WIK-staffel zelf is in 2026 ongewijzigd. Wat wél verandert, is de handhaving via het incassoregister per 1 oktober 2026.
Bronnen
Analyseer je eerste factuur gratis
Upload een openstaande factuur en zie binnen een minuut je Recovery Score, de juiste taal voor je debiteur en een kant-en-klare laatste aanmaning.
Analyseer factuur gratis