Gepubliceerd 2026-10-06 · 7 min
Incassobureau of debiteurenbeheer software: wat is het verschil?
Met debiteurenbeheer software int je je openstaande facturen zelf en geautomatiseerd: van factuur via herinnering en aanmaning tot de 14-dagenbrief. Jij blijft aan zet en de wettelijke incassokosten komen bij jou terecht. Een incassobureau is een externe partij die het overneemt als je eigen traject niets oplevert; bij no cure no pay houdt het bureau meestal de incassokosten. Software is bedoeld om te voorkomen en vroeg op te lossen, een incassobureau om te escaleren. De meeste ondernemers hebben allebei nodig, maar op een ander moment.
De verkeerde vraag
Veel ondernemers stellen de vraag als een keuze: óf een incassobureau, óf software. Beter is: welk deel van het incassoproces wil je zelf doen, en welk deel besteed je uit? Het antwoord bepaalt hoeveel je betaalt, hoe je klant zich voelt en hoeveel geld er uiteindelijk op je rekening staat.
Wat is een incassobureau?
Een incassobureau is een externe partij die openstaande facturen int namens jou. Je draagt een dossier over en het bureau neemt het contact met je klant over, via brieven, telefoon en e-mail op naam van het bureau. Blijft betaling uit, dan kan het bureau een gerechtsdeurwaarder of advocaat inschakelen voor de gerechtelijke fase. Een incassobureau verdient meestal op twee manieren:
- No cure no pay: het bureau houdt de wettelijke incassokosten die de debiteur betaalt. Betaalt de debiteur niet, dan betaal jij vaak niets.
- Provisie: een percentage van het geïnde bedrag, vaak tussen 10% en 25%, soms aangevuld met start- of dossierkosten.
Meer over tarieven lees je in Wat kost een incassobureau in 2026?
Belangrijk sinds 1 oktober 2026: een incassobureau dat incasseert bij particulieren, eenmanszaken, vennoten of maatschappen moet ingeschreven staan in het openbare register van Justis (Wet kwaliteit incassodienstverlening, Wki). Is het bureau niet geregistreerd, dan hoeft de schuldenaar geen incassokosten en oplopende rente te betalen. De oorspronkelijke schuld blijft wel verschuldigd.
Wat is debiteurenbeheer software?
Debiteurenbeheer software automatiseert het opvolgen van je openstaande facturen. Je doet dat zelf, op eigen naam en volgens de wettelijke regels. Goede software:
- verstuurt herinneringen en aanmaningen automatisch op het juiste moment;
- stelt een correcte 14-dagenbrief op voor consumenten en eenmanszaken;
- berekent wettelijke rente en incassokosten volgens de geldende regels;
- laat je klant direct online betalen via een betaallink;
- geeft inzicht in wie te laat betaalt, hoeveel en hoe lang al.
Dit heet zelfincasso: je int je eigen vorderingen zonder tussenpersoon. Volgens de overheid valt het innen van je eigen vorderingen niet onder de registratie- en kwaliteitsplicht van de Wki. Voor zelfincasso met software heb je dus geen registratie bij Justis nodig.
Het verschil in één overzicht
| Debiteurenbeheer software | Incassobureau | |
|---|---|---|
| Wie int er? | Jij zelf, geautomatiseerd | Een externe partij namens jou |
| Wanneer? | Vanaf de factuurdatum | Na herinnering en aanmaning |
| Contact met je klant | Op jouw naam, in jouw toon | Op naam van het bureau |
| Incassokosten | Komen bij jou terecht | Meestal voor het bureau |
| Wat betaal jij? | Vaste, voorspelbare softwarekosten | Provisie of incassokosten per dossier |
| Wki-registratie | Niet nodig voor eigen vorderingen | Verplicht in het Justis-register |
| Sterk in | Voorkomen en vroeg oplossen | Escalatie en onwillige debiteuren |
Verschil 1: het moment waarop je ingrijpt
Het grootste verschil gaat niet over techniek, maar over timing. Software begint op de dag dat je factureert; een incassobureau komt pas in beeld als er al een probleem is. De meeste late betalingen komen niet door onwil: een vergeten factuur, de verkeerde afdeling of tijdelijke krapte die met één goede herinnering is opgelost. De incassoladder:
- 1. Factuur: met duidelijke betaaltermijn en betaallink.
- 2. Herinnering: vriendelijk, kort na de vervaldatum.
- 3. Aanmaning: zakelijk, met aankondiging van kosten.
- 4. 14-dagenbrief: verplicht bij consumenten en eenmanszaken voordat je incassokosten mag rekenen.
- 5. Incassobureau: pas als je eigen traject niets oplevert.
- 6. Rechter en deurwaarder: vonnis en beslag.
Stap 1 tot en met 4 kun je met software volledig zelf doen. Stap 5 en 6 zijn voor een geregistreerd incassobureau, een deurwaarder of een advocaat. Meer over elke stap in Het incassoproces stap voor stap.
Verschil 2: wie de incassokosten houdt
Betaalt je klant te laat, dan mag je buitengerechtelijke incassokosten rekenen. De WIK-staffel:
| Hoofdsom | Incassokosten |
|---|---|
| Eerste € 2.500 | 15% (minimaal € 40) |
| Volgende € 2.500 | 10% |
| Volgende € 5.000 | 5% |
| Volgende € 190.000 | 1% |
| Daarboven | 0,5% (maximaal € 6.775) |
Bij consumenten is de staffel dwingend. Bij zakelijke klanten mag je in je algemene voorwaarden andere afspraken maken; zonder afspraak is de staffel het gangbare uitgangspunt en geldt wettelijk minimaal € 40.
Die incassokosten zijn een vergoeding voor de schuldeiser, dus voor jou. Bij no cure no pay gaan ze meestal naar het bureau; int je zelf, dan blijven ze bij jou. Daar komt de wettelijke rente bij: 10,4% voor handelstransacties sinds 1 juli 2026 en 4% voor consumenten sinds 1 januari 2026. Let op: naast de incassokosten mag je geen aparte aanmaningskosten, herinneringskosten of administratiekosten rekenen.
Twintig van zulke facturen per jaar? Dan gaat het al om duizenden euro's die je laat liggen.
Verschil 3: wat er met je klantrelatie gebeurt
Een brief van een incassobureau voelt als escalatie. Soms is dat precies wat nodig is, maar bij een vaste klant die voor het eerst te laat is kan het de relatie beschadigen. Met software blijft het contact van jou: jouw bedrijf, jouw toon, jouw logo, en een betalingsregeling zonder derde partij ertussen. Vooral bij B2B met terugkerende klanten is dat doorslaggevend.
Verschil 4: kosten en voorspelbaarheid
Een incassobureau kost per dossier: provisie, incassokosten of start- en dossierkosten. Software werkt met vaste, voorspelbare kosten. En omdat software betalingen eerder binnenhaalt, komen er minder dossiers bij een incassobureau terecht.
Wanneer kies je voor debiteurenbeheer software?
- Je factureert regelmatig en hebt meer dan een handvol openstaande facturen.
- Je klanten vergeten of stellen uit, maar weigeren niet.
- Je wilt de klantrelatie in eigen hand houden.
- Je wilt de incassokosten zelf ontvangen.
- Je verstuurt nu handmatig herinneringen en dat kost tijd.
Wanneer kies je voor een incassobureau?
- Je klant betaalt na je eigen aanmaning of 14-dagenbrief niet en reageert niet.
- De vordering wordt inhoudelijk betwist en je hebt juridische kennis nodig.
- Je debiteur zit in het buitenland.
- Je wilt snel naar de gerechtelijke fase.
Kies altijd een bureau dat in het Justis-register staat. Twijfel je? Lees Incassobureau inschakelen: wanneer wel en wanneer niet.
De slimste route: eerst zelf, dan pas uitbesteden
Software voor het voortraject: automatische herinneringen, aanmaningen en een correcte 14-dagenbrief zorgen dat het grootste deel van je facturen zonder escalatie wordt betaald. Een incassobureau of deurwaarder als sluitstuk, alleen voor dossiers die echt vastlopen. Omdat je voortraject netjes gedocumenteerd is, gaat dat bovendien sneller.
Hoe Credimigo hierbij helpt
Credimigo is AI-gestuurde debiteurenbeheer software voor zelfincasso, geen incassobureau. Herinneringen, aanmaningen en 14-dagenbrieven gaan automatisch en op tijd de deur uit, rente en incassokosten worden alleen berekend waar de wettelijke regels dat toestaan, en je klant kan direct online betalen. Jij blijft de schuldeiser, het geld komt rechtstreeks bij jou binnen en je betaalt geen provisie over je eigen geld.
Weet je nog niet goed wat je moet doen als een klant niet betaalt? Begin bij Klant betaalt factuur niet: wat nu?
Dit artikel is informatief en geen juridisch advies. Cijfers zijn geldig per 6 oktober 2026.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een incassobureau en debiteurenbeheer software?
Met debiteurenbeheer software int je je eigen facturen geautomatiseerd, vanaf de factuurdatum en op eigen naam. Een incassobureau is een externe partij die de inning overneemt nadat je eigen herinneringen en aanmaningen niets hebben opgeleverd.
Is debiteurenbeheer software een alternatief voor een incassobureau?
Voor het voortraject wel. Voor betwiste vorderingen, buitenlandse debiteuren of de gerechtelijke fase heb je nog steeds een incassobureau, deurwaarder of advocaat nodig.
Mag ik zelf incassokosten rekenen zonder incassobureau?
Ja. Buitengerechtelijke incassokosten zijn een recht van de schuldeiser. Bij consumenten en eenmanszaken moet je eerst een correcte 14-dagenbrief sturen. Aparte aanmanings- of administratiekosten naast de incassokosten mogen niet.
Hoeveel incassokosten mag ik rekenen in 2026?
Volgens de WIK-staffel: 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% daarboven. Minimaal € 40, maximaal € 6.775.
Moet debiteurenbeheer software geregistreerd zijn onder de Wki?
Wie zijn eigen vorderingen int, valt niet onder de registratieplicht van de Wki. Een incassobureau dat namens anderen int, moet wel in het Justis-register staan.
Wat gebeurt er als mijn incassobureau niet geregistreerd is?
Sinds 1 oktober 2026 hoeft de schuldenaar dan geen incassokosten en oplopende rente te betalen. De oorspronkelijke schuld blijft verschuldigd. Ook een opvolger kan geen kosten rekenen voor het werk van een niet-geregistreerd bureau.
Wat kost een incassobureau?
Bij no cure no pay houdt het bureau meestal de incassokosten. Bij een provisiemodel betaal je vaak 10% tot 25% van het geïnde bedrag, soms met start- of dossierkosten erbovenop.
Wat is de wettelijke rente in 2026?
Voor handelstransacties (B2B) 10,4% sinds 1 juli 2026. Voor consumenten 4% sinds 1 januari 2026.
Bronnen
Analyseer je eerste factuur gratis
Upload een openstaande factuur en zie binnen een minuut je Recovery Score, de juiste taal voor je debiteur en een kant-en-klare laatste aanmaning.
Analyseer factuur gratis