Gepubliceerd 2026-10-06 · 7 min
Zelf incasso doen of uitbesteden? De eerlijke vergelijking voor ondernemers (2026)
Zelf incasseren is voor de meeste mkb-ondernemers en zzp'ers de goedkoopste en snelste route, zolang de vordering niet betwist wordt en de klant bereikbaar is. Je blijft zelf schuldeiser, je houdt de wettelijke incassokosten en rente zelf, en je bewaakt de klantrelatie. Uitbesteden is verstandig wanneer de klant de factuur inhoudelijk betwist, onbereikbaar is, in het buitenland zit, of wanneer je het juridische traject richting rechter en deurwaarder ingaat.
Zelf doen of uit handen geven?
Je klant betaalt niet. De herinnering is verstuurd, de aanmaning ook, en het blijft stil. Nu komt de vraag waar bijna elke ondernemer mee worstelt: pak je het zelf aan, of geef je het uit handen aan een incassobureau?
De meeste ondernemers kiezen op gevoel. Dat is jammer, want het verschil kan honderden euro's per factuur schelen, en sinds 1 oktober 2026 kan de verkeerde keuze je zelfs je volledige recht op incassokosten kosten.
Belangrijk om te onthouden: de incassokosten waar je wettelijk recht op hebt, zijn er om jóuw schade te vergoeden. Of die bij jou terechtkomen of bij een incassobureau, hangt af van de route die je kiest.
Nieuw sinds 1 oktober 2026: controleer altijd de registratie
Sinds 1 april 2024 geldt de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Incassobureaus die namens een ander incasseren bij particulieren, eenmanszaken, vennoten en maatschappen moeten zich registreren in het Register incassodienstverlening van Justis.
Per 1 oktober 2026 is het laatste onderdeel van die wet in werking getreden. Een persoon met een openstaande schuld hoeft geen incassokosten en oplopende rente te betalen als de incassodienstverlener niet is geregistreerd. De oorspronkelijke schuld moet wel betaald worden.
Concreet: schakel je een bureau in dat niet geregistreerd is, dan verlies je bij particuliere en zzp-debiteuren het recht op incassokosten en rente. Controleer de registratie daarom altijd zelf in het register van Justis voordat je een vordering uit handen geeft.
Incasseer je zelf je eigen facturen, dan val je niet onder de Wki. De wet richt zich op partijen die namens een ander incasseren of vorderingen hebben opgekocht, niet op de schuldeiser zelf.
Wat is zelfincasso precies?
Bij zelfincasso blijf jij de partij die de klant aanspreekt. Je verstuurt zelf de herinneringen, aanmaningen en (bij particulieren) de verplichte 14-dagenbrief, je berekent zelf de wettelijke rente en incassokosten, en je spreekt zelf een betalingsregeling af als dat nodig is.
Dat klinkt als veel werk, en zonder hulpmiddelen is het dat ook. Maar je hebt dezelfde wettelijke rechten als een incassobureau: je mag dezelfde buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen, mits je de wettelijke stappen correct volgt. Een incassobureau heeft geen extra juridische bevoegdheden. Beslag leggen kan alleen een gerechtsdeurwaarder, en dan pas na een uitspraak van de rechter.
Wat doet een incassobureau en wat kost het?
Een incassobureau neemt het innen van je vordering over. Het voordeel: je bent het werk kwijt, en een brief met een ander logo maakt soms indruk op de klant. De kosten verschillen per bureau en per type klant:
- Particuliere klanten: het bureau brengt doorgaans de wettelijke incassokosten (WIK) in rekening bij de debiteur en houdt die als vergoeding. Lukt de incasso niet, dan kunnen er kosten voor jou overblijven, afhankelijk van de voorwaarden.
- Zakelijke klanten: vaak een percentage van het geïnde bedrag, een vast tarief per dossier of een abonnement. "No cure, no pay" klinkt aantrekkelijk, maar bij een betalingsregeling, betwisting of intrekking gelden vaak aparte tarieven.
Lees altijd de kleine lettertjes op drie punten: wie de incassokosten ontvangt, wat je betaalt als de incasso mislukt, en wat het kost als je het dossier halverwege terugtrekt. Meer daarover in Wat kost een incassobureau in 2026?
Rekenvoorbeeld: een factuur van € 2.500
Stel: een zakelijke klant betaalt een factuur van € 2.500 niet, en de betaling komt uiteindelijk 60 dagen te laat binnen.
| Post | Zelfincasso | Uitbesteden (vaak) |
|---|---|---|
| Hoofdsom | € 2.500,00 | € 2.500,00 |
| Incassokosten volgens WIK-staffel (15%) | € 375,00 voor jou | Meestal naar het bureau |
| Handelsrente 10,4% over 60 dagen | € 42,74 voor jou | Afhankelijk van afspraken |
| Jij ontvangt | € 2.917,74 | Vaak hooguit € 2.500, soms minder |
Het verschil op één factuur lijkt beperkt. Op twintig onbetaalde facturen per jaar praat je al snel over duizenden euro's die je zelf had kunnen houden.
Let op: bij zakelijke klanten is de WIK-staffel een gangbare richtlijn, geen harde wettelijke plicht; het wettelijke minimum is € 40 en je algemene voorwaarden kunnen andere afspraken bevatten. Bij particuliere klanten geldt een lagere wettelijke rente (4% per jaar in 2026) en mag je pas incassokosten rekenen na een correcte 14-dagenbrief.
Wanneer is zelf incasseren de beste keuze?
- De vordering is helder en wordt niet betwist; de klant is gewoon laat, vergeetachtig of heeft tijdelijk krappe kas.
- Je wilt de klantrelatie behouden; een brief van een incassobureau is voor veel klanten het einde van de samenwerking.
- Het gaat om veel kleinere facturen; bij lage bedragen eten de kosten van uitbesteding een groot deel van de opbrengst op.
- Je hebt een vast proces of software die herinneringen, rente- en kostenberekening automatisch regelt.
- Je wilt snelheid; je hoeft geen dossier over te dragen en kunt dezelfde dag nog bellen of een regeling voorstellen.
Wanneer is uitbesteden verstandig?
- De klant betwist de factuur inhoudelijk; dan is het een juridisch geschil en is een advocaat of incassojurist op zijn plaats.
- De klant reageert nergens op en is mogelijk verhuisd of verdwenen; een gespecialiseerde partij kan adressen en vermogen onderzoeken.
- De debiteur zit in het buitenland; grensoverschrijdende incasso vraagt specifieke kennis van procedures en regels.
- Je gaat naar de rechter; voor dagvaarding, vonnis en beslag heb je een gerechtsdeurwaarder nodig.
- Er is sprake van faillissement of surseance; dan meld je je vordering bij de curator of bewindvoerder.
Schakel je een incassobureau in, controleer dan altijd eerst de registratie bij Justis.
Beslishulp: 5 vragen om zelf te beantwoorden
| Vraag | Advies |
|---|---|
| 1. Wordt de factuur inhoudelijk betwist? | Ja: juridische hulp. Nee: zelfincasso is prima mogelijk. |
| 2. Is de klant bereikbaar en reageert die (soms)? | Ja: zelf oppakken. Nee: overweeg uitbesteden. |
| 3. Wil je de klant behouden? | Ja: zelfincasso, zodat jij de toon bepaalt. |
| 4. Is het bedrag lager dan de verwachte kosten van een procedure? | Ja: blijf buiten de rechter met een strak zelfincassotraject en een betalingsregeling als vangnet. |
| 5. Heb je tijd of software om het proces consequent uit te voeren? | Ja: zelfincasso. Nee: dat is het echte probleem, en dat is op te lossen. |
De vijf meest gemaakte fouten bij zelfincasso
- Te lang wachten met herinneren. Hoe ouder een factuur, hoe kleiner de kans dat hij betaald wordt.
- Een ongeldige 14-dagenbrief versturen. Bij particulieren en zzp'ers ben je dan je recht op incassokosten voor die vordering kwijt.
- De verkeerde rente rekenen. Handelsrente (10,4%) is voor zakelijke klanten, de wettelijke rente (4%) voor consumenten.
- Incassokosten berekenen buiten de WIK-staffel om. Bij consumenten mag je niet meer rekenen dan de staffel toestaat, ook niet via je algemene voorwaarden.
- Geen dossier opbouwen. Als je later toch naar de rechter moet, wil je kunnen aantonen wat je wanneer hebt verstuurd.
De derde optie: zelf incasseren, maar dan geautomatiseerd
De keuze is allang niet meer zwart-wit. Steeds meer ondernemers kiezen voor zelfincasso met software die het werk doet. Je houdt de regie, de klantrelatie en de incassokosten, en het proces loopt automatisch.
Credimigo is gebouwd voor precies die route. Het platform verstuurt herinneringen en aanmaningen op het juiste moment, genereert de 14-dagenbrief met de correcte juridische formulering, berekent de toepasselijke wettelijke rente en incassokosten en bouwt een compleet dossier op. Komt het toch tot een procedure, dan heb je alles klaar om over te dragen aan een advocaat of deurwaarder.
Omdat jij de schuldeiser blijft en zelf incasseert, is Credimigo zelfincasso-software en geen incassobureau. Betalingen lopen via een onafhankelijke betaalverwerker rechtstreeks naar jou.
Wil je weten hoe het volledige traject eruitziet, van eerste herinnering tot deurwaarder? Lees dan ook Incassoproces stap voor stap. Heb je net een onbetaalde factuur op je bureau liggen? Begin bij Klant betaalt factuur niet: wat nu?
Dit artikel is informatief en geen juridisch advies.
Veelgestelde vragen
Mag ik als ondernemer zelf incassokosten rekenen, zonder incassobureau?
Ja. Je hebt als schuldeiser zelf recht op buitengerechtelijke incassokosten. Bij particulieren en zzp'ers moet je eerst een correcte 14-dagenbrief sturen en geldt de WIK-staffel als maximum.
Wat kost een incassobureau in 2026?
Dat verschilt per bureau. Bij particuliere debiteuren houdt het bureau vaak de wettelijke incassokosten als vergoeding; bij zakelijke debiteuren zie je percentages van het geïnde bedrag, vaste tarieven of abonnementen. Vraag altijd wat je betaalt als de incasso mislukt.
Wat verandert er per 1 oktober 2026 voor incassobureaus?
Is een incassodienstverlener niet geregistreerd in het Register incassodienstverlening van Justis, dan hoeft de debiteur geen incassokosten en oplopende rente te betalen. De hoofdsom blijft wel verschuldigd.
Valt zelfincasso onder de Wet kwaliteit incassodienstverlening?
Nee. De Wki geldt voor partijen die namens een ander incasseren of vorderingen hebben opgekocht. Incasseer je je eigen facturen, dan hoef je je niet te registreren.
Kan een incassobureau beslag leggen?
Nee. Alleen een gerechtsdeurwaarder kan beslag leggen, en pas nadat de rechter een vonnis heeft uitgesproken.
Wanneer moet ik een incassobureau of advocaat inschakelen?
Als de klant de factuur inhoudelijk betwist, onbereikbaar is, in het buitenland zit, of als je naar de rechter wilt. Bij een gewone late betaler is zelfincasso meestal sneller en goedkoper.
Wat is het voordeel van zelfincasso-software?
Je houdt de regie, de klantrelatie en de incassokosten, terwijl herinneringen, rente- en kostenberekening en dossieropbouw automatisch verlopen. Zo voorkom je fouten die je je recht op kosten kunnen kosten.
Bronnen
Analyseer je eerste factuur gratis
Upload een openstaande factuur en zie binnen een minuut je Recovery Score, de juiste taal voor je debiteur en een kant-en-klare laatste aanmaning.
Analyseer factuur gratis